ҚДБ Директорлар кеңесінің жұмысын автоматтандырды

Енді ҚДБ Директорлар кеңесінің мүшелері корпоративтік басқарудың жаңа қағидаттарына сәйкес веб-технологияларға толығымен құрылған бизнес-процесті басқарудың заманауи жүйесін пайдаланады. Ол Қазақстан Республикасының резиденті емес тәуелсіз директорларға ресми құжаттарды нақты уақыт режимінде жер шарының кез келген нүктесінен дауыс беру, бекіту және келісу рәсімдері кезінде электрондық цифрлық қолтаңбаларды пайдалануға мүмкіндік береді, бұл өнімділікті елеулі дәрежеде арттырады, жұмысты жеңілдетеді және алқалы органның шығыстарына арналған қаражатты үнемдейді.

Ірі компаниялар мен ұйымдардың тиімділігі көбінесе құрылған бизнес-процестердің оңтайлылық деңгейіне байланысты. Қазақстанның Даму Банкінде (ҚДБ, «Бәйтерек» холдингінің еншілес құрылымы) ішкі ақпараттық кеңістік пен IT инфрақұрылым толығымен жаңғыртылды. Lean management-a енгізу курсы немесе үнемді өндіріс әдістері уақыт пен ресурстарды үнемдей отырып, өнімділікті арттыру үшін 2019 жылы қабылданды. Бүгін нәтиже көрініп тұр – ҚДБ Директорлар кеңесінің отырысы алғаш рет BPM Simbase жүйесінде өтті. Банк өкілдерінің айтуынша, отырыстар мен кеңестерді жоспарлау, материалдар жіберу, сондай-ақ дауыс беру нәтижелерін, шешімдер хаттамаларын және басқа да туындайтын құжаттарды тіркеу әлдеқайда жеңіл болды, өйткені жүйеде олар автоматты түрде қалыптастырылып, алқалы органдардың мүшелеріне басты нәрсеге көңіл бөлуге мүмкіндік береді.

Автоматтандырылған жүйе қатысушыларға материалдарды бір мезгілде орыс және ағылшын тілдерінде қарауға алуға, отырыстардың күн тәртібі бойынша орналастырылған материалдармен танысуға, сондай-ақ сұрақтар болған кезде оларды бастамашыға дереу жазуға, қосымша ақпаратқа сұрау салуға немесе ұсынылған құжаттар топтамасын пысықтауға жіберуге мүмкіндік береді. Бұдан басқа, мұндай fвтоматтандыру жүйесі нақты уақыт режимінде күн тәртібі бойынша дауыс беруге мүмкіндік береді, содан кейін бағдарлама Қазақстан Республикасының бейрезиденттерін қоса алғанда, әрбір қатысушының электрондық цифрлық қолтаңбасын (ЭЦҚ) тани отырып, отырыс хаттамасынан шешімнің үзінді көшірмесін автоматты түрде қалыптастырады және оны шешімнің QR-коды, қосымшалары бар мәселенің бастамашысына жібереді. Мұндай функция бірінші кезекте мәселе бастамашысы үшін үлкен артықшылық болып табылады, өйткені ол одан әрі іс-шаралар үшін хаттама шешімінен үзінді алуға мүмкіндік береді.

- BPM Simbase жүйесін енгізу-бұл керемет бастама. ҚДБ цифрландыру және IT технологиялар көмегімен бизнес-процестерді оңтайландыру мақсатына құлшыныспен қадам басуда, мен мұндай қадамды толық қолдаймын. Жүйе нақты уақыт режимінде дауыс беруге мүмкіндік береді, күн тәртібіндегі мәселелерге түсініктеме беру мүмкіндігі барлық қатысушыларды тиімді тартуға мүмкіндік береді. ЭЦҚ алуға келетін болсақ, ол қол қоюшының заңдылығын тексеру үшін, сондай-ақ уақыт пен тиімділікті оңтайландыру үшін қажет, - деп атап өтті ҚДБ тәуелсіз директоры Марсия Фавале.

Автоматтандырылған процесс жүйесін енгізу барлық ішкі корпоративтік процестердің мониторингін қамтамасыз етуге, жұмыс сапасы мен ақпарат беру көрсеткіштерін өлшеуге, сондай-ақ ұйымның ұйымдастырушылық икемділігіне қол жеткізуге мүмкіндік береді.

- Осы автоматтандырылған бағдарламаның мүмкіндіктері таң қалдырады, ыңғайлы және мүлдем қауіпсіз жұмыс істейді, өйткені барлық мақұлдауларды, келісулерді, дауыс беруді, бекітулерді ЭЦҚ иесі ғана жүргізеді және қол қою процесі аяқталғаннан кейін бағдарлама қандай да бір құжаттардың мәтініне түзетулерді қолдануға, материалдарды/қосымшаларды ауыстыруға мүмкіндік бермейді, - деп атап өтті ҚДБ корпоративтік хатшысы Айман Қасенова.

Тек шифрлаумен, қол жеткізуді шектеумен және көп факторлы аутентификациямен шектелмейтін деректердің кешенді қауіпсіздігін қамтамасыз ету Даму банкі үшін бизнес-процесті басқару жүйесін таңдау кезінде басты өлшемге айналды, оны ұйымның ерекшелігі талап етеді. ҚДБ-жеке сектор мен республика Үкіметі үшін ірі инфрақұрылымдық және индустриялық жобаларды жеткілікті қаржыландыруды қамтамасыз ететін ірі қаржылық даму институттарының бірі. Банк клиенттерінің арасында машина жасаудан бастап тамақ өнеркәсібіне дейін экономиканың түрлі салаларындағы ірі индустриялық және инфрақұрылымдық алыптар бар.

- Жаңа жүйелердің тиімділігін бағалау, ең алдымен, адам факторының араласуынсыз ішкі бақылау жүйесін іске асыруды және, әрине, оны енгізу нәтижесінде үнемделген уақыт мөлшерін ескеруі керек, өйткені автоматтандыру процестерді оңтайландыруға және адамдар үшін жұмыстың бір бөлігін орындауға арналған. Директорлар Кеңесінің жұмысында BPM Simbase жүйесін пайдалану-Банктің қадағалау органының жұмыс сапасын жақсартуға бағытталған маңызды қадам және құрал. Автоматтандыру оның мүшелері мен тәуелсіз директорларына құжаттарға, байланыстарға, оқиғаларға, қабылданған шешімдерге және тапсырмаларды орындау мониторингіне тұрақты қол жеткізуге мүмкіндік береді - өзара іс-қимылдың бүкіл тарихы мен міндеттерді орындау статистикасы жоғалмайды және кез келген уақытта қол жетімді, - деп бөлісті ҚДБ Басқарма төрағасы Абай Сарқұлов.

Автоматтандырылған өзара іс-қимылдардың жаңа жүйесін енгізу процесі ҚДБ 2019 жылдың басында бастаған Банкті кешенді IT жаңғыртудың арқасында мүмкін болды. Қазір, 2 жыл қорытындысы бойынша, ақпараттық трансформация ұйымның бизнес-процестерін сапалы қайта құруға мүмкіндік берді: барлық қызметкерлер ЭЦҚ алды, ішкі жұмыс paper-free форматында жүзеге асырылады, Клиенттік сервис және жобаларды қарау процесі автоматтандырылған, жеке CRM-жүйесі әзірленген. Бұдан басқа, ҚДБ бастамасы бойынша Цдиаөм Мәдениет министрлігі қазір заңнамалық актілерге, атап айтқанда мұрағаттық қызметке (Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрі міндетін атқарушының 2017 жылғы 29 қыркүйектегі №263 бұйрығымен бекітілген сақтау мерзімін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесі және екінші деңгейдегі банктерде сақталуға жататын негізгі құжаттар тізбесі және олардың сақталу мерзімдері) өзгерістер енгізу мүмкіндігін қарастыруда, Республикасының Ұлттық Банкі Басқармасының 2016 жылғы 29 ақпандағы №66 қаулысымен бекітілген), заңды тұлғалардың алқалы органдарының қағаз құжат айналымын, оның ішінде электрондық форматқа ауыстыру мүмкіндігі мақсатында, бұл әкімшілік шығындарды және заңды тұлғалардың шешімдер қабылдау мерзімдерін едәуір қысқартады. Даму банкі басшыларының айтуынша, мұндай ауысу көбінесе бас компания – «Бәйтерек» холдингінің қолдауының арқасында мүмкін болды.

- Қазақстанның Даму Банкі – алқалық органдарды автоматтандыру процесін іске қосқан және күнделікті жұмысқа заманауи IT технологияларды белсенді енгізетін Холдингтің қазіргі кездегі бірінші және жалғыз еншілес ұйымы. Қазір бұл базалық қажеттіліктің бір түрі деп айтуға болады, және біз ҚДБ ұлттық экономиканың локомотиві бола отырып, уақыт пен нарық талаптарына сәйкес келе жатқанына қуаныштымыз, - деп атап өтті «Бәйтерек» ҰБХ» АҚ Басқарма төрағасы Айдар Арифханов.

Директорлар кеңесі мен оның комитеттерінің жұмысын автоматтандырудың кең мүмкіндіктерімен, қауіпсіздігімен және жеделдігімен қатар, жүйе бұрын алқалы органдардың шығыстарына арналған Банк қаражатын едәуір үнемдеуге мүмкіндік береді. ҚДБ өкілдерінің айтуынша, бұл автоматтандыру жүйесінің әлеуеті зор және болашақта ақпараттық жүйелерді әлеуетті Өтініш берушілермен, Қарыз алушылармен және өзге де контрагенттермен үйлестіру үшін бағдарламаларды одан әрі жақсартуды пысықтау жоспарлануда.